أقسام دائرة العلاقات العامة والتسويق

واكبت دائرة العلاقات العامة تطور مسيرة الجامعة منذ نشأتها، ولعبت أدواراً هامةً في تفعيل علاقات الجامعة مع المجتمع المحلي، وتنظيم علاقاتها الثقافية مع الجامعات والمراكز والمؤسسات العلمية والثقافية والتربوية داخل المملكة وخارجها.

إن عمل العلاقات العامة يمثل مجموعة متكاملة من العمل بمنظومية مهنية للاتصال باتجاهين بالاستعلام والإعلام، والتنسيق المستمر للعمل، لتحقيق أهدافها عن طريق: البحث، والتخطيط، والاتصال، والتقييم، وإن المهمة الرئيسة لدائرة العلاقات العامة هي الإسهام في وضع الاستراتيجيات العامة للمؤسسة وتنفيذها، والإعداد والتخطيط للسياسات المستقبلية للمؤسسة، نظراً لدورها وموقعها القيادي في الجامعة، فهي حلقة الوصل الرئيسية التي تربط الجامعة بكافة المؤسسات والجهات الرسمية والخاصة داخلياً وخارجياً، وهي التي تنقل صورة الجامعة بهيبة وإجلال إلى المجتمع، داخل المملكة وخارجها.

اولاً : قسم الإعلام

يختص قسم الإعلام بالأمور التالية:

· إصدار البيانات، والتقارير الصحفية، والأخبار، والمطبوعات، والنشرات العلمية، والكتب، والبطاقات، والأدلة، والملصقات، واليافطات، والأفلام الوثائقية، التي من شانها نقل الصورة الحقيقية عن الجامعة محلياً وعالمياً، والحصول على تغذية عكسية لردود فعل الجمهور وإيصالها للإدارة.

· التنسيق والإشراف مع الكليات والدوائر والمراكز، بشان عقد المؤتمرات والندوات وورش العمل والمحاضرات والمعارض والأنشطة التي تقيمها، والعمل على تغطيتها إعلامياً في الوسائل المسموعة والمرئية والمقرؤة والالكترونية، أو توزيعها في المعارض بالطرق المطبوعة أو الالكترونية، المقرؤة والمسموعة والمرئية، أو توثيقها بإصدارات خاصة في مكتبة الدائرة، ومكتبة الجامعة.

· المشاركة في احتفالات الجامعة السنوية بالخريجين وبالمناسبات الوطنية والقومية والدينية، وتغطيتها إعلامياً عبر وسائل الإعلام المختلفة.

· الإعلان عبر الوسائل الإعلامية المختلفة، عن احتياجات الجامعة الأكاديمية والإدارية.

· دراسة اتجاهات الرأي العام والظروف المحيطة بالجامعة ونقلها لإدارة الجامعة.

· المشاركة مع الإدارات الأخرى في الجامعة للمساعدة بتطوير العمل.

· الرد على الأخبار التي توجه للجامعة عبر وسائل الإعلام المختلفة.

· متابعة الأخبار التي تنشر عن الجامعة أو ما يهمها، عبر وسائل الإعلام المقرؤة والمسموعة والمطبوعة والالكترونية، وتزويد إدارة الجامعة بها، ومتابعة ما يصل الجامعة من بريد الكتروني عبر شبكة الانترنت، ومتابعة الموقع الالكتروني للجامعة وتحديثه أولاً بأول.

· ربط الجامعة بالمجتمع لتكون عنصر تنشئة اجتماعية، والمنافسة الشريفة مع الجامعات لتحقيق التميز، ونشر المعرفة والإبداع والإحساس بالمسؤولية الاجتماعية.

· توثيق العلاقات مع الأجهزة الإعلامية والمؤسسات والمجتمع المحيط بالجامعة بتعامل صادق وموثوق.

· الرد على الاستفسارات والمراسلات والشكاوى، التي ترد الدائرة من خلال المراسلات المكتوبة أو الإعلام المقرؤ والمسموع والمرئي والإلكتروني.

· تقديم النصح والمشورة لإدارة الجامعة بالمواضيع التي تهم الجمهور الداخلي والخارجي، حتى لا تقع بأخطاء تؤثر على سمعة الجامعة.

· الاحتياط الدائم من نشوب أية أزمة قد تؤثر على عمل الجامعة.

· توثيق جميع المناسبات التي تقيمها الجامعة بالصورة والصوت من خلال التصوير الفوتوغرافي والفيديو وأرشفتها في مكتبة خاصة، بهدف الرجوع إليها وقت الحاجة.

· تزويد رئيس الجامعة بتقارير سير العمل في الدائرة أولاً بأول.

ثانياً : قسم العلاقات العامة

ويختص قسم العلاقات العامة بالأمور التالية:

· الإشراف على استضافة وإقامة وتسهيل مهمة الوفود الرسمية التي تزور الجامعة، وإجراء الترتيبات اللازمة لذلك من حجز تذاكر السفر، وإقامات وغيرها، والترتيب لهم مع إدارة الجامعة، من لحظة وصولهم وتوديعهم في المطار، وإظهار الجامعة بالمستوى اللائق أمامهم، والعمل على متابعة إجراءات تأشيرات السفر الخاصة بموظفي الجامعة.

· توفير كافة متطلبات عقد المؤتمرات والندوات والمحاضرات وورش العمل والأمسيات العلمية والثقافية التي تقيمها الجامعة.

· أعداد وتصميم كافة مطبوعات الجامعة من بروشورات وبوسترات وبنرات الموقع الالكتروني

· توفير كافة أشكال الهدايا التي تقيمها الجامعة للأنشطة المختلفة.

· الاشراف والمراقبة على مواقع التواصل الاجتماعي في الجامعة.

·المشاركة في الإعداد والتحضير والتنظيم للمناسبات التي تقيمها الجامعة، والعمل على توفير بطاقات الدعوة وتوزيعها، وأية أمور أخرى تتطلبها هذه المناسبات.

· الاحتفاظ بمكتبة وبسجلات وأرشيف خاص بالدائرة يضم عناوين الوزارات والمؤسسات والجامعات الداخلية والخارجية، وأسماء الأشخاص ومسمياتهم الوظيفية القياديين في المحافظات والوزارات حسب حاجة الجامعة، للاستفادة منها عند دعوتهم للفعاليات أو مخاطبتهم بكتب رسمية.

·التنسيق مع إدارة الجامعة لرعاية العاملين في الجامعة بخدمات اجتماعية وترويحية ورياضية وعلاجية، وتدعيم العلاقات بين العاملين لكسب الثقة بالإدارة ولزيادة كفاءة الأداء.

·حل المشكلات التي تواجه إدارة الجامعة من المجتمع الداخلي والخارجي للجامعة.

·تقديم التهاني بالمناسبات الدينية والوطنية والقومية والاجتماعية التي تهم الجامعة.

·تدريب العاملين في الجامعة والذين لهم احتكاك مباشر مع الجمهور على كيفية الرد والتعامل، وتدريب عدد من طلبة كليات الإعلام من خارج الجامعة على طبيعة العمل الميداني للعلاقات العامة والإعلام في الجامعات.

·متابعة الاشتراكات السنوية للجامعة في وسائل الإعلام، ومتابعة تنفيذ الاتفاقيات الأكاديمية والإدارية التي تعقدها الجامعة مع الجامعات والمؤسسات العلمية والخدمية الأخرى داخل المملكة وخارجها، وتسديد الاشتراكات المترتبة على ذلك ومتابعة تنفيذها.

·الاطلاع على كل جديد يهم عمل العلاقات العامة.

·الحصول على إقامات لأعضاء هيئة التدريس المغتربين وللطلبة الأجانب في الوزارات ومكاتب العمل وديوان الخدمة المدنية.

·الحصول على تأشيرات السفر اللازمة للرحلات الرسمية والخاصة للأساتذة والوفود الطلابية إلى الخارج.

·توجيه الدعوات للأشخاص والمؤسسات الرسمية والشعبية للمشاركة في الفعاليات التي تقام في الجامعة.

·مرافقة الوفود الرسمية والزوار وإرشادهم أثناء الزيارة للجامعة وفي الجولات السياحية داخل الأردن.

·تسويق وترويج الجامعة في المحافظات ومع مكاتب الارتباط داخل وخارج الأردن، وتوزيع مطبوعات الجامعة بالتنسيق مع الدوائر الأخرى في الجامعة، وعلى المدارس والتجمعات السكانية في المحافظات بهدف استقطاب طلبة جدد.

·عمل اليافطات والآرمات واللوحات الخارجية وتوزيعها بالتنسيق مع قسم الصيانة في الجامعة لتوزيعها في المحافظات المختلفة، ومتابعة الحصول على تراخيص من الجهات المختصة لتعليقها ومتابعة صيانتها.

·إنهاء بعض المعاملات الخاصة بالجامعة وبالدائرة داخلياً وخارجياً.

·مراقبة مدرج الجامعة (الكندي) وقاعة الاجتماعات (القاعة الهاشمية) وقاعة اجتماعات رئاسة الجامعة، من حيث الترتيب والنظافة وتجهيز التصوير والصوتيات والتأكد من جودتها، وتقديم التسهيلات اللازمة التي تحتاجها أي مناسبة تقيمها الجامعة.